PENDAFTARAN LEWAT WhatsApp ( WA )

Dalam rangka efisiensi pelayanan kepada masyarakat diperlukan layanan dengan memanfaatkan teknologi, salah satunya dengan WhatsApp (WA). Kelurahan Keparakan melayani pendaftaran lewat whatsapp untuk layanan : 1) surat pengantar kelahiran dan keterangan kelahiran, 2) surat pengantar kematian dan keterangan kematian, 3) pengantar untuk nikah. Khusus untuk pengantar nikah  diutamakan warga yang ber-KTP Kota Yogyakarta dikarenakan data kependudukan warga Kota Yogyakarta dapat diakses melalui aplikasi SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan) dan aplikasi JSS (Jogja Smart Service). Dengan WA masyarakat dapat mendaftarkan layanan ke kelurahan baik saat di rumah atau di tempat kerja dan waktunya juga tidak dibatasi sepanjang ada sinyal layanan komunikasi.

Pelayanan lewat WA dilakukan dengan pengiriman data-data yang diperlukan/persyaratan pelayanan dengan WA kepada petugas pelayanan di Kelurahan Keparakan. Nomor WA untuk pelayanan ini adalah 085878243345 atas nama Kepala Seksi PIP Kelurahan Keparakan. Dengan data-data tersebut petugas pelayanan dapat menginput ke Aplikasi Pelayanan.

Aplikasi pelayanan yang digunakan yaitu :

1. Aplikasi JSS untuk layanan pengantar nikah  dengan produk berupa N1, N3 dan N4
2. Aplikasi SIAK untuk layanan kelahiran dengan produk Surat Pengantar Kelahiran  dan Surat Keterangan Kelahiran dan  layanan kematian dengan produk berupa surat pengantar kematian dan, Surat Keterangan Kematian

Adapun data-data yang harus di WA-kan ke petugas pelayanan yaitu :

1. Layanan untuk permohonan pengantar akta kelahiran :

1. NIK Ayah kandung (foto KTP)
2. NIK Ibu Kandung (foto KTP)
3. Foto surat keterangan kelahiran dari rumah sakit/bidan praktek/puskesmas
4. Foto Kartu keluarga (KK)
5. NIK Saksi (2 orang) ber KTP wilayah Kota Yogyakarta, usia 21 tahun ke atas atau sudah menikah (foto KTP)
6. Nomor HP pelapor
7. Nik pelapor (bila pelapor bukan orang tua bayi/dikuasakan kepada orang lain) dengan foto KTP

2. Layanan untuk permohonan pengantar akta kematian:

1. NIK yang meninggal (foto KTP)
2. Foto surat keterangan kematian dari rumah sakit/puskesmas
3. Foto Kartu keluarga (KK) yang meninggal
4. NIK Saksi (2 orang) ber KTP wilayah Kota Yogyakarta, usia 21 tahun ke atas atau sudah menikah, Foto KTP
5. Nomor HP pelapor
6. Nik pelapor (bila pelapor bukan ahli waris) dengan foto KTP

3. Layanan untuk permohonan pengantar nikah:

1. Nik calon pengantin laki-laki dan wanita dengan foto KTP
2. NIK ayah dan ibu calon pengantin laki-laki dan wanita dengan foto KTP
3. Foto Kartu keluarga calon pengantin laki-laki dan wanita
4. Apabila calon pengantin KK nya terpisah dengan orang tua, maka ditambah foto KK orang tua
5. Foto akta kelahiran calon pengantin laki-laki dan wanita
6. Nomor HP pemohon
7. Tanggal, waktu dan tempat pernikahan, dituliskan dalam WA
8. Apabila status dalam pernikahan Cerai mati, ditambah foto akta kematian suami/isteri, bila cerai hidup ditambah foto akta perceraian

Data yang telah diinput selanjutnya dapat dicetak sesuai out put layanan. Dalam hal ini diperlukan ke-valid-an data. Dalam aplikasi yang menjadi kunci data adalah NIK karena di aplikasi telah terekam data kependudukan warga yang ber KTP wilayah Kota Yogyakarta. Untuk NIK dari wilayahi luar Kota Yogyakarta maka dapat diinput data yang bersangkutan dalam aplikasi pelayanan berdasarkan data KTP dan KK.

Dengan model layanan ini maka masyarakat tidak perlu bolak-balik kelurahan dalam mengurus pelayanan surat keterangan kelahiran, kematian atau pengantar pernikahan. Setelah masyarakat mengirim data lewat WA, maka produk dapat dikeluarkan sebelum masyarakat datang ke kelurahan. Dengan demikian diharapkan masyarakat datang ke kelurahan cukup sekali pada hari dan jam kerja untuk mengambil produk layanan yang dimohonkan dengan menyerahkan hardcopy (copian) lembar persyaratan seperti yang diinformasikan dalam WA kepada petugas pelayanan. Layanan tersebut dapat dilakukan dengan dukungan data yang valid dari warga masyarakat dan dalam memanfaatkan teknologi, sehingga dengan teknologi memberikan kemudahan dan memperlancar pelayanan masyarakat.